Kenniswerkers staan in deze snel veranderende digitale tijden voor steeds grotere uitdagingen. Ze worden blootgesteld aan een nog amper te verwerken informatiestroom, voelen zich gegijzeld door propvolle mailboxen en agenda’s, kunnen zich steeds minder concentreren en zien hun productiviteit zienderogen dalen. Het slechte nieuws? Het wordt in de toekomst alleen maar erger…

Technologische Middeleeuwen

‘We leven momenteel nog in de technologische middeleeuwen’, waarschuwt time managementexpert Tim Christiaens, die zijn kennis van zaken neerschreef in het pas verschenen boek ‘Dive at Work. ‘Vandaag maken we ons druk over een overvolle mailbox, maar dat stelt niets voor met wat ons in de toekomst te wachten staat. Binnenkort dragen we wearables die de smartwatch in het niets doen verdwijnen en communiceren we via heel wat bijkomende kanalen.’

Christiaens verwijst naar wat hij de laatste tijd ziet gebeuren in China. Chinezen hebben niet langer een mailadres, maar gebruiken WeChat, een Aziatische vorm van WhatsApp waarmee je 24 uur op 24 en 7 dagen op 7 overspoeld wordt door een mix van zakelijke en privéberichten. ‘Ik ben ervan overtuigd dat dit vroeg of laat ook onze richting uitkomt’, meent Christiaens. ‘We zien dat trouwens nu al gebeuren met LinkedIn, Facebook, WorkBase en Skype. Ook WhatsApp Business werkt aan verschillende toepassingen voor de zakelijke markt. We moeten ons dringend de vraag stellen hoe wij in de toekomst willen omgaan met die technologie die er gegarandeerd zit aan te komen.’

De gevolgen zijn immers niet min. Christiaens ziet nu al dat bij heel wat kenniswerkers de slinger volledig is doorgeslagen. Ze multitasken, e-mailen en vergaderen er overdag op los, waardoor intellectuele arbeid noodgedwongen naar ’s avonds of de weekends wordt verschoven omdat het uitschakelen van stoorzenders, zoals de mailbox of de telefoon, in veel organisaties geen optie meer is.

‘Nadenken op kantoor is tegenwoordig een utopie’, zegt de expert time management onomwonden. ‘Alles moet snel gaan, we nemen de tijd niet meer om informatie te verwerken, scannen voortdurend het internet zonder in de diepte te gaan, reageren als neuroten onmiddellijk op elke e-mail, werken het ene takenlijstje na het andere af en op het einde van de dag komen we met een tollend hoofd terug thuis en vragen we ons af wat we eigenlijk de hele dag hebben uitgespookt.’

Duiken versus surfen

Volgens Christiaens zouden we op het werk beter wat meer leren duiken en wat minder surfen, en vooral slimmer surfen. ‘Duiken’ staat voor de belangrijkste werkactiviteiten die je volle aandacht vereisen zoals belangrijke beslissingen voorbereiden of een complexe offerte opstellen.

‘Surfen’ is voorbehouden voor de alledaagse taken en activiteiten die minder concentratie vergen, zoals e-mailen, vergaderen of het afwerken van een takenlijst. Dat zijn zaken die moeten gebeuren, maar die je werkdag niet zouden mogen overheersen.

De expert pleit voor ‘één gouden duikuur’ per dag. Dat lijkt weinig, maar een uur per dag werken zónder storende collega’s, zónder e-mail en zónder telefoon blijkt op veel werkvloeren al een behoorlijke uitdaging. ‘Het kost moeite en het vergt discipline, want we zijn wel degelijk verslaafd aan onze smartphone’, weet Christiaens. ‘Zelfs tijdens vergaderingen kunnen we niet meer zonder. We zitten vastgeketend aan een virtuele leiband, waardoor we het heft niet meer in eigen handen hebben.’

Een gouden duikuur per dag: hoe doe je dat?

• Probeer erachter te komen wanneer je overdag het beste kunt nadenken. Wanneer is je brein het meest fit?

• Blokkeer dat uur consequent in je agenda en laat leidinggevenden en collega’s weten dat dat jouw heilige uur is. Als het niet elke werkdag op hetzelfde uur kan, plan dan je heilige uren voor de week die volgt.

• Zet tijdens je heilige uur je telefoon uit en sluit je mailbox af. Ga indien nodig naar een andere ruimte en zorg ervoor dat anderen je niet kunnen storen. Als er geen andere ruimtes beschikbaar zijn, dan kun je overwegen om enkele guerrillatechnieken uit te proberen (zoals een niet-storen kaartje of een opvallende koptelefoon).

• Maak goede afspraken met je collega’s om jouw telefoons over te nemen. Doe dit ook voor hen en overtuig hen om ook een gouden uur in te lassen.

• Maak er een gewoonte van. Onderschat de kracht van routine niet.

Dat het zo ver is kunnen komen, ligt voor een stuk aan onszelf. We voeden elkaar op een verkeerde manier op door altijd meteen op een e-mail of chatbericht te reageren.

‘Dat eeuwige ge-pingpong is geen goede zaak. Het herleidt onze productiviteit tot bijna nul. Tegenwoordig verwachten veel leidinggevenden een instant reactie van hun personeel. Maar als we altijd onmiddellijk op alle mails en chatberichten antwoorden en we doen dat eens één keertje niet, dan denkt men dat er iets mis is’, klinkt het.

Het ge-pingpong dartelt ook steeds meer onze privéwereld binnen, al gelooft Christaens niet in een algemene aanpak zoals het afsluiten van het e-mailverkeer na de werkuren om het ‘hoofd leeg te maken’ zoals winkelketen Lidl in het najaar van 2018 aankondigde.

‘Heel weinig mensen zijn daar vragende partij voor. Iedereen is anders, zit in een andere situatie en werkt in een andere context. Bepaalde profielen hebben een strikte scheiding tussen werk en privé inderdaad nodig. Voor anderen is het een heuse nachtmerrie.’

Efficiënt werken met koffiebargeluiden?

En dan is er natuurlijk nog onze fysieke werkplek, waar we uren per dag doorbrengen, en die een niet onbelangrijke rol in ons welbevinden speelt. Zo blijken de ooit zo populaire landschapsbureaus zowaar nefast te zijn voor de concentratie en productiviteit van kantoorwerkers. Bovendien verbeteren ze de communicatie en het teamgevoel tussen collega’s amper.

En dat is net de essentie van het verhaal: er bestaat geen allesomvattend systeem om de productiviteit te bevorderen dat voor iedereen zaligmakend is. ‘Het zou erg kort door de bocht zijn om te denken dat iedereen gebaat is bij dezelfde aanpak. Bepaalde systemen komen nu eenmaal niet overeen met bepaalde persoonlijkheden Belangrijk is om bestaande systemen onder de loep te nemen in functie van je eigen voorkeuren en te weten wat voor jou werkt. Kies daarom ook voor een werkgever die voldoende oog heeft voor flexibiliteit.’, besluit Christiaens.’Maak je geen illusies: in de praktijk zullen veel kantoorwerkers nog jaren in een dergelijke context hun werk moeten doen. Maar een landschapskantoor hoeft niet noodzakelijk een verschrikking te zijn. Ondernemingen kunnen hun werknemers bijvoorbeeld de kans geven om hun werkplek te kiezen in functie van de taak die ze op dat moment moeten uitvoeren door aparte bubbels te voorzien of thuiswerk toe te laten. Mag je niet thuiswerken of word je scheef bekeken als je in een afgeschermde werkplek gaat zitten, dan zouden koptelefoons de nieuwe kantoormuren moeten worden’, aldus Christiaens, die meent dat het dragen van een koptelefoon op het werk een recht zou moeten zijn. ‘Zo heb je de mogelijkheid om je af te sluiten. Anderzijds gedijen sommige werknemers net heel goed in rumoerige omgevingen. Kijk maar naar de vele koffiebarwerkers. Meer nog: in bepaalde kantoren worden zelfs koffiebargeluiden afgespeeld. Stel je voor!’

Geen allesomvattend systeem

En dat is net de essentie van het verhaal: er bestaat geen allesomvattend systeem om de productiviteit te bevorderen dat voor iedereen zaligmakend is. ‘Het zou erg kort door de bocht zijn om te denken dat iedereen gebaat is bij dezelfde aanpak. Bepaalde systemen komen nu eenmaal niet overeen met bepaalde persoonlijkheden Belangrijk is om bestaande systemen onder de loep te nemen in functie van je eigen voorkeuren en te weten wat voor jou werkt. Kies daarom ook voor een werkgever die voldoende oog heeft voor flexibiliteit.’, besluit Christiaens.

Bron: Knack