Vergadertijd hoeft zeker geen verspilde tijd te zijn. Integendeel zelfs, vergaderingen kunnen nuttig en noodzakelijk zijn. Dit neemt echter niet weg dat de wijze van vergaderen in veel organisaties te wensen over laat.
Minder en efficiënter
Voor veel medewerkers bestaat hun dag uit vergaderen (en nog eens vergaderen) en het eigenlijke werk moet dan ’s avonds of in het weekend gebeuren. Minder en efficiënter overleggen betekent dus een lagere werkdruk en tijdswinst. Wij zien vergaderen veel te weinig in een economische context. De gemiddelde werknemer spendeert een kwart van zijn werktijd aan vergaderen. Hoe hoger de functie, hoe meer men vergadert.
90%
Sommige managers spenderen bijna 90 procent van hun tijd aan vergaderen waardoor er extra overuren worden gemaakt. Het percentage van de totale personeelskosten dat wordt besteed aan vergaderingen, loopt in ieder geval aardig op. Minder en efficiënter vergaderen kan dan ook tot aanzienlijke besparingen leiden. Een vergadering van een uur met vijf aanwezigen kost de organisatie minstens vijf uur aan productiviteit. Naast de loonkosten moet je ook nog rekening houden met voorbereidingstijd, reistijd en overheadkosten. Als organisaties spaarzaam omgaan met het aantal meetings, kunnen ze dus veel bezuinigen. Daarnaast denken (dure) managers vaak dat ze zelf naar de vergadering moeten gaan, terwijl dat vaak niet nodig is.
Spreid de vergaderlast
Het is zelfs raadzaam om de vergaderlast beter te spreiden over alle medewerkers. Delegeren is dan ook de boodschap. Belangrijk is wel dat de leidinggevende in dat geval goed overlegt over de inhoud van de vergadering, de verwachtingen van de collega’s en de inbreng van de medewerker. Het spreekt voor zich dat de medewerker dan ook het enige aanspreekpunt voor de gedelegeerde materie blijft.
Wil jij ook efficiënter werken?
