Bel ons op +32 (0) 3 296 40 32

Ontvet jouw mailbox

Ontvet jouw mailbox

Krijg jij het telkens benauwd als je jouw mailbox opent? Moet je inbox op het einde van de dag nu echt leeg zijn of niet? Velen kunnen niet meer leven zonder een lege inbox, anderen zweren dan weer bij een goed georganiseerde -maar volle- inbox.

Begin met een schone lei

Vaak zit er al een systeem in je mailbox dus is het nog maar de vraag of die werkwijze moet worden omgegooid. Op zich maakt het niet veel uit maar zeker is wel dat je mailbox onder controle zou moeten zijn. Duizenden e-mails in je inbox zonder enige vorm van organisatie is echt iets uit de vorige eeuw dus zorg er voor dat alle mails ouder dan zes maanden naar een folder ‘nooit meer te bekijken’ verdwijnen. Of je nu liever met folders of met kleurtjes en categorieën werkt is iets wat je zelf kan uitproberen en eventueel bijsturen.

3 Mappen

Maak drie mappen aan: een actiemap, follow-upmap en een archiefmap. Elke e-mail is een beslissing waard. Je hebt drie keuzes:
-ofwel doe je het meteen
-ofwel stel je het uit
-ofwel delegeer je de mail.

In het eerste geval neem je meteen actie. De actie zou kunnen zijn dat je de e-mail meteen behandelt. Hou wel rekening met de twee minuten regel wat betekent dat je de actie in minder dan twee minuten zou moeten kunnen voltooien. Uiteraard kan de actie er ook in bestaan dat je e-mail archiveert of verwijdert. In het tweede geval stel je de actie uit. Indien je de e-mail vandaag nog moet behandelen, sleep de e-mail dan naar je actiemap.

Indien het later kan en het is een kleine taak sleep dan de e-mail naar je actielijst. Voorzie ook een aantal moment in je agenda waarop je de kleine taken in je actielijst kunt behandelen. Indien het een grotere taak is dan sleep je de e-mail meteen naar je agenda waarin je meteen een tijdsblok voorziet.

In het laatste geval delegeer je de actie. Indien je deze actie vandaag of morgen wilt opvolgen, dan sleep je deze mail naar je follow-up folder. Indien deze actie op een later tijdstip moeten worden opgevolgd, dan sleep je deze e-mail naar je takenlijst.

 

Wil jij ook anders gaan e-mailen?

Maak kennis met onze opleidingen

Learning Blog

Nieuwsbrief

Typ uw e-mailadres in om u aan te melden voor onze nieuwsbrief. U ontvangt een bevestigingsmail. Check ook uw spambox aub.

Contactdata

B-2650 Edegem, België
Adres: Lourdeslaan 106
Telefoon: +32 (0) 3 296 40 32
BTW: BE 839.659.813
http://timemanagementcompany.com
info@timemanagementcompany.com

Recent in de pers

  • Trends is een Vlaams financieel-economisch weekblad, uitgegeven door Roularta. De...
  • Jobat, vroeger Job@, is een Vlaamse krant, gericht op werk,...